Leasing České spořitelny, a.s.: Optimalizace firemních procesů

Společnost Leasing České spořitelny, a.s. si vybrala ADWISE jako partnera pro optimalizaci procesů. Společnost ADWISE realizovala projekty optimalizace v odděleních řádné správy, treasury, finančního účetnictví, daní a oddělení pojištění. Spolupráce probíhala také na business modelu oddělení zpracování.

Výzva projektu

Společnost Leasing ČS a.s.je dobře etablována na trhu leasingových produktů. Konkurenční tlaky v tomto odvětví jsou však natolik velké, že je třeba dosahovat neustálého zkvalitňování služeb zákazníkům cestou optimalizace efektivnosti procesů.

Cílem projektu v první fázi, na pilotním projektu v oddělení řádné správy, bylo prokázání schopnosti odhalit klíčové problémy procesu, nalézt vhodné nástroje pro jejich řešení a v neposlední řadě kvantifikovat možné úspory.

Pilotní projekt přinesl pozitivní výsledky, o čemž svědčí i realizace dalších pěti navazujích projektů.

Výsledky spolupráce

Společnost ADWISE se podílela na optimalizaci procesů v několika odděleních společnosti Leasing ČS a.s.
Výsledky projektů lze shrnout do těchto bodů:

• Optimalizace procesů až na úroveň detailních činností - snížení náročnosti upomínkování, omezení zbytečného oběhu dokumentů, zlepšení komunikace mezi odděleními a zefektivnění kontrol.
  Celkově bylo dosaženo výrazné úspory z časového fondu zaměstnanců.

• Stanovení nástrojů pro řízení procesů - pro procesy jsme definovali konkrétní metriky, včetně specifikace způsobu měření a využití výsledků (např. chybovost, rozdělování smluv).

• Zvýšení motivace zaměstnanců - definice jasných kritérií pro porovnávání výkonu umožnila efektivní hodnocení práce zaměstnanců.

Pro zajištění optimalizace kapacitního využití jednotlivých zaměstnanců jsme vytvořili kapacitní model simulující stávající vytížení jednotlivých zaměstnanců. Kapacitní model rovněž umožňoval variantně vypočítat možné vytížení při různém rozdělení činností a při různém počtu zaměstnanců (scénáře možného kapacitního využití).

Jedním z podstatných výstupů projektu byly návrhy pro lepší využití stávajícího informačního systému, který tvoří stěžejní část zajištění celého procesu poskytování leasingu. Výsledky projektu pak sloužily jako podklad pro komunikaci s dodavatelem ohledně možných úprav a zlepšení systému.

Jak pomohl ADWISE

V první etapě analýzy proběhly strukturované rozhovory s pracovníky a manažery podílejícími se na daném procesu. Důležitou součástí etapy bylo provedení benchmarkingu jednotlivých zaměstnanců a vyhodnocení časové náročnosti prováděných činností. Dalším významným prvkem bylo provedení analýzy dat z informačního systému. Výstupem první etapy byla výsledná zpráva obsahující procesní model. Tento dokument specifikoval veškeré zjištěné problémy, včetně jejich kvantitativního vyjádření.

V dalších dvou etapách jsme se zaměřili na vytvoření nového modelu optimalizovaného procesu. Na základě vytvoření kapacitního modelu a následné diskuse s manažery ohledně možných opatření byl vytvořen Akční plán zlepšení procesu, který obsahoval jednotlivé činnosti vedoucí ke zlepšení spolu se zdrojovou náročností, termíny a odpovědnostmi. Součástí tohoto akčního plánu byly i metriky pro vyhodnocení úrovně dosaženého zlepšení.

„Projekt optimalizace procesů v úseku finančního řízení a controllingu nám přinesl nestranný pohled na problémy v rámci našich procesů. Společnost ADWISE se osvědčila jako spolehlivý partner pro analýzu problémů, tak i diskusi nad možnými řešeními a stanovení nezbytných kroků pro zlepšování vnitřních procesů."

Ing. Tomáš Veverka
ředitel úseku finanční řízení a controlling