Ministerstvo průmyslu a obchodu: Nový systém řízení

Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR zvolilo společnost ADWISE jako partnera pro implementaci Balanced ScoreCard, zavedení systému plánování, vyhodnocování a řízení obchodně ekonomických služeb státu v zahraničí a pro zavedení systému řízení jakosti.

Výzva projektu

Obchodní část Ministerstva průmyslu a obchodu stála před výzvou, jakým způsobem zlepšit fungování svých vnitřních procesů a jak zlepšit vnímání instituce mezi podnikateli. Klíčovým prvkem bylo nasměrovat činnosti obchodní části MPO směrem ke klientům tak, aby se toky činností necyklily ve vztahu úředník-úředník, ale aby přinášely reálný efekt podnikatelům prostřednictvím vztahu expert-klient. Proto byly při návrhu soustavy cílů důrazně akcentovány požadavky zákazníků (podnikatelské sféry). Při návrhu procesů a plánů pak byly tyto požadavky v maximální míře zapracovány.

Další výzvou projektu bylo motivovat zaměstnance obchodní části MPO tak, aby nový systém řízení přijali, pochopili a naučili se v něm pracovat. Společnost ADWISE provedla celou řadu školení, která měla zaměstnancům systém řízení osvětlit.

Výsledky spolupráce

  • Standardizované služby a zvýšení kvality služeb - systém, který byl zaveden v části Ministerstva průmyslu a obchodu (sekce 10000, a sekce 8000) byl také certifikován podle ČSN EN ISO 9001:2000. Certifikace pokrývá také systém řízení obchodně ekonomických služeb státu v zahraničí. Výše uvedená část MPO byla certifikována bez neshody a auditoři hodnotili systém jako mimořádně funkční a efektivní.

  • Funkční systém řízení srovnatelný s nejvyspělejšími zeměmi a se systémy uplatňovanými v podnikatelské sféře - procesy a služby v obchodních sekcích Ministerstva průmyslu a obchodu jsou popsány, sjednoceny a kontinuálně řízeny pomocí nástrojů procesního řízení, Balanced Scorecard, řízení jakosti a moderních metod projektového řízení. MPO tak disponuje silným nástrojem řízení, které umožní převádět požadavky podnikatelů-zákazníků do služeb a konkrétních činností.

  • Transparentní, pravidelné a efektivní hodnocení výkonnosti - každý pracovník, oddělení i odbor mají definovány své cíle, měřítka a aktivity, které se pravidelně vyhodnocují. Systém je podpořen jednoduchým softwarovým nástrojem, který dodává manažerům on-line informace o výkonnosti a práci svých pracovníků, což umožňuje lépe příjímat rozhodnutí, které vedou ke zvýšení efektivnosti realizovaných činností. Systém je zatím zaveden v obchodních sekcích MPO a na 40-ti obchodně ekonomických úsecích zahraničních účastí ČR v zahraničí.

Jak pomohl ADWISE

Diagram projektu.V první fázi projektu spolupracovali konzultanti ADWISE na tvorbě Exportní strategie ČR pro období 2006 - 2010, která definovala základní strategické cíle a projekty služeb podpory exportu. V další fázi projektu se přistoupilo ke tvorbě soustavy cílů služeb státu v zahraničí. Vzhledem k tomu, že šlo o široké spektrum služeb s různými realizátory, bylo úkolem ADWISE nejen cíle a měřítkanavrhovat, ale také koordinovat tvorbu této soustavy cílů mezi mnoha různými subjekty.

V další fázi projektu provedla společnost ADWISE návrh plánovacích, schvalovacích a vyhodnocovácích procesů, které byly potřebné pro start systému. Paralelně s touto etapou zavedla společnost ADWISE v obchodní části MPO projektové řízení, včetně jeho aplikace na řízení projektů Exportní strategie ČR. Následně byl vytvořen softwarový nástroj pro reporting procesů, cílů a aktivit v rámci systému. Systém umožňuje nejen samotné měření a srovnávání plnění cílů a měřítek, ale také přehled o plnění projektů a úkolů s vazbou na definované cíle.
Společnost ADWISE také vytvořila komunikační program - systém porad, kde se plnění projektů, cílů a aktivit vyhodnocuje a je tak zajištěn jednotný rámec tohoto hodnocení, monitorování a zlepšování činnosti.

V poslední fázi projektu probíhala příprava na certifikaci systému a následně úspěšná certifikace podle ČSN EN ISO 9001:2000.

www.mpo.cz„Společnost ADWISE nabídla ministerstvu komplexní řešení od návrhu systému až po jeho implementaci. Spolupráce se ADWISE přinesla zejména změnu orientace obchodní části MPO směrem k podnikatelům - klientům, zavedení moderních systémů řízení obvyklých ve vyspělých zemích a podnikatelské sféře a transfer manažerského know-how zaměstnancům ministerstva. Obchodní sekce MPO nyní disponuje sofistikovaným a účinným systémem hodnocení výkonnosti služeb a činností, což nám lépe umožní odrážet požadavky podnikatelké sféry. Vysoce hodnotíme zejména schopnost konzultantů ADWISE nalézat neotřelá a účinná řešení a ochotu podílet se na jejich zavádění do praxe."

Ing. Marie Košťálová, CSc.
ředitelka odboru strategie a kvality služeb